Fakturę korygującą „in minus” w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) wystawia się jako nowy dokument ustrukturyzowany, podając numer KSeF faktury pierwotnej. Sprzedawca obniża podatek VAT należny już w okresie jej wystawienia w systemie, bez konieczności uzyskiwania potwierdzenia odbioru od nabywcy. Nabywca jest zobowiązany do pomniejszenia podatku naliczonego w okresie otrzymania korekty, czyli w dacie nadania jej numeru identyfikującego w KSeF.

Czym jest faktura korygująca i kiedy ją wystawić?

Faktura korygująca to dokument, który doprowadza dokumentację do stanu zgodnego z rzeczywistym przebiegiem transakcji. Zgodnie z art. 106j ustawy o VAT, sprzedawca jest zobowiązany do jej wystawienia, gdy po wystawieniu faktury pierwotnej doszło do zmiany danych mających wpływ na rozliczenia podatkowe. Dotyczy to w szczególności sytuacji, gdy:

• udzielono rabatu potransakcyjnego, opustu lub obniżki ceny,
• nabywca dokonał zwrotu towarów lub opakowań,
• sprzedawca otrzymał zwrot zaliczki lub innej części zapłaty,
• podwyższono cenę po wystawieniu faktury,
• stwierdzono pomyłkę w cenie, stawce VAT, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury.

Korekty dzielimy na „in minus” (zmniejszające podstawę opodatkowania i podatek) oraz „in plus” (zwiększające te wartości).

Jak wystawić fakturę korygującą w KSeF?

Wystawienie faktury korygującej w KSeF jest procesem ustandaryzowanym. Dokument tworzy się jako nową fakturę ustrukturyzowaną w formacie XML, zgodnym ze schematem logicznym e-Faktury (FA_2). Kluczowe jest, aby w odpowiednim polu faktury korygującej podać numer identyfikujący w KSeF faktury pierwotnej, której dotyczy korekta.

Po przesłaniu do systemu i pomyślnej walidacji, faktura korygująca otrzymuje swój własny, unikalny numer KSeF. Data jego nadania jest jednocześnie datą wystawienia dokumentu oraz, co do zasady, datą jego otrzymania przez nabywcę. Nabywca uzyskuje dostęp do korekty automatycznie poprzez system, co eliminuje potrzebę jej wysyłania innymi kanałami.

Zgodnie z art. 106j ust. 2a ustawy o VAT, faktura korygująca może zawierać przyczynę korekty. Choć nie jest to element obowiązkowy, jego uzupełnienie jest dobrą praktyką, ułatwiającą transparentność rozliczeń.

Rozliczenie korekty „in minus” u sprzedawcy – rewolucyjna zmiana

KSeF wprowadza fundamentalną zmianę w zasadach obniżania podatku należnego przez sprzedawcę. Zgodnie z nowym brzmieniem art. 29a ust. 13 ustawy o VAT (obowiązującym od 1 lutego 2026 r.), sprzedawca dokonuje obniżenia podstawy opodatkowania i podatku należnego w okresie rozliczeniowym, w którym wystawił fakturę korygującą w KSeF.

Oznacza to koniec obowiązku gromadzenia dokumentacji potwierdzającej, że nabywca otrzymał korektę lub uzgodnił jej warunki. Sam fakt nadania fakturze numeru w KSeF jest wystarczający do dokonania rozliczenia.

Przykład:

• Spółka A sprzedała towar spółce B i 15 maja wystawiła w KSeF fakturę na 10 000 zł netto + 2 300 zł VAT.
• 10 czerwca spółka A udzieliła rabatu i wystawiła w KSeF fakturę korygującą na -1 000 zł netto i -230 zł VAT.
• Spółka A ma prawo obniżyć podatek należny o 230 zł już w deklaracji JPK_V7M za czerwiec.

Rozliczenie korekty „in minus” u nabywcy – symetryczny obowiązek

Po stronie nabywcy zasady również są klarowne i symetryczne do uprawnień sprzedawcy. Jak stanowi art. 86 ust. 19a ustawy o VAT, nabywca jest zobowiązany do zmniejszenia kwoty podatku naliczonego w okresie rozliczeniowym, w którym otrzymał fakturę korygującą.

W przypadku faktury ustrukturyzowanej datą jej otrzymania jest data przydzielenia numeru identyfikującego w KSeF.

Przykład (kontynuacja):

• Spółka B otrzymała fakturę korygującą poprzez KSeF 10 czerwca (w dniu jej wystawienia przez spółkę A).
• Spółka B ma obowiązek obniżyć podatek naliczony o 230 zł w deklaracji JPK_V7M za czerwiec.

Korekta a podatek dochodowy (PIT/CIT)

Zasady rozliczania faktur korygujących na gruncie podatków dochodowych pozostają bez zmian. Moment ujęcia korekty przychodów lub kosztów zależy od przyczyny jej wystawienia:

• Błąd pierwotny (np. pomyłka w cenie, ilości): korektę należy cofnąć do okresu, w którym powstał pierwotny przychód lub koszt.
• Nowe okoliczności (np. rabat potransakcyjny, zwrot towaru): korektę rozlicza się na bieżąco, w okresie jej wystawienia.

Najczęstsze pytania

Czy do faktury korygującej w KSeF trzeba dołączać dokumentację potwierdzającą uzgodnienie warunków korekty? Dla celów VAT, od momentu wejścia w życie KSeF, taka dokumentacja nie jest wymagana. Sam fakt wystawienia faktury ustrukturyzowanej uprawnia sprzedawcę do obniżenia podatku. Warto jednak posiadać takie uzgodnienia (np. w formie e-maila) dla celów dowodowych w relacjach handlowych.

Co jeśli wystawię fakturę korygującą w trybie awarii KSeF? Kiedy ją rozliczyć? Zgodnie z art. 29a ust. 13b i 13c ustawy o VAT, w przypadku wystawienia korekty w trybie awaryjnym lub offline, sprzedawca może obniżyć VAT dopiero w okresie, w którym prześle fakturę do KSeF (po ustaniu awarii). Nabywca koryguje VAT naliczony w okresie otrzymania faktury, ale musi zapewnić zgodność swojego rozliczenia z danymi, które ostatecznie trafią do KSeF.

Jak skorygować fakturę, która została wystawiona w formie papierowej przed obowiązkowym KSeF? Jeśli korekta jest wystawiana już w okresie obowiązywania KSeF, należy ją wystawić jako fakturę ustrukturyzowaną. W takim dokumencie trzeba będzie podać numer faktury pierwotnej. Zasady rozliczenia VAT będą już zgodne z nowymi przepisami, tj. sprzedawca obniży podatek w dacie wystawienia korekty w KSeF.

Czy nabywca musi „zaakceptować” fakturę korygującą w KSeF, aby była skuteczna? Nie, system KSeF nie przewiduje mechanizmu akceptacji faktur. Datą otrzymania dokumentu jest data nadania mu numeru w systemie i od tego momentu wywołuje on skutki podatkowe. Ewentualne spory co do zasadności korekty są kwestią handlową między stronami i powinny być rozwiązywane poza systemem.

Każdy przypadek podatkowy jest indywidualny, dlatego w razie wątpliwości zaleca się konsultację z doradcą podatkowym.