Obowiązek ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej online w 2026 roku dotyczy przedsiębiorców dokonujących sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Kluczową zmianą jest podniesienie limitu obrotów uprawniającego do zwolnienia podmiotowego z VAT do 240 000 zł, co bezpośrednio wpływa na zwolnienie z obowiązku posiadania kasy. Niektóre branże, np. świadczące usługi doradcze, muszą jednak stosować kasę fiskalną niezależnie od wysokości osiąganej sprzedaży.

Kogo dotyczy obowiązek posiadania kasy fiskalnej w 2026 roku?

Podstawowa zasada mówi, że obowiązek ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej (fiskalnej) dotyczy podatników, którzy dokonują sprzedaży na rzecz dwóch grup nabywców:

• Osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej,
• Rolników ryczałtowych.

Celem tego obowiązku jest zapewnienie prawidłowego i rzetelnego rozliczania podatku VAT oraz podatku dochodowego od sprzedaży detalicznej. Kasy fiskalne online automatycznie przesyłają dane o transakcjach do Centralnego Repozytorium Kas (CRK), co pozwala na bieżącą kontrolę organów skarbowych.

Zwolnienia z kasy fiskalnej – nowy limit 240 000 zł od 2026 r.

Najpopularniejszym sposobem na uniknięcie obowiązku instalacji kasy fiskalnej jest skorzystanie ze zwolnienia podmiotowego, które jest powiązane z limitem sprzedaży uprawniającym do zwolnienia z VAT. Od 1 stycznia 2026 roku limit ten zostaje znacząco podniesiony.

• Nowy limit zwolnienia: Od 2026 roku limit sprzedaży uprawniający do zwolnienia podmiotowego z VAT (a tym samym w większości przypadków z kasy fiskalnej) wynosi 240 000 zł rocznie.
• Okres przejściowy: Prawo do zwolnienia w 2026 roku będzie ustalane na podstawie wartości sprzedaży osiągniętej w całym 2025 roku. Jak czytamy w materiałach Ministerstwa Finansów, jeśli sprzedaż w 2025 roku wyniosła np. 210 000 zł, przedsiębiorca od 1 stycznia 2026 r. będzie mógł nadal korzystać ze zwolnienia.
• Nowe firmy: Przedsiębiorcy rozpoczynający działalność w trakcie 2026 roku obliczają limit w proporcji do okresu prowadzenia działalności w danym roku podatkowym.

Kto musi mieć kasę fiskalną bez względu na limit obrotów?

Należy pamiętać, że ustawodawca określił katalog czynności, których wykonywanie bezwzględnie zobowiązuje do ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej już od pierwszej transakcji. Zwolnienie ze względu na limit obrotów nie ma tu zastosowania. Zgodnie z przepisami, obowiązek ten dotyczy m.in. świadczenia usług i dostawy towarów, które są wyłączone ze zwolnienia podmiotowego z VAT. Należą do nich między innymi:

• Usługi prawnicze,
• Usługi doradztwa podatkowego i pozostałego doradztwa,
• Usługi fryzjerskie i kosmetyczne,
• Naprawa pojazdów silnikowych oraz motorowerów,
• Usługi gastronomiczne,
• Dostawa perfum i wód toaletowych,
• Sprzedaż towarów objętych podatkiem akcyzowym (z pewnymi wyjątkami).

Przedsiębiorcy działający w tych branżach muszą zainstalować kasę fiskalną przed dokonaniem pierwszej sprzedaży na rzecz osoby fizycznej.

Ulga na zakup kasy fiskalnej online

Podatnicy, którzy po raz pierwszy instalują kasę fiskalną online, mogą skorzystać ze specjalnej ulgi na jej zakup. Ulga ta ma na celu częściową rekompensatę kosztów poniesionych w związku z nowym obowiązkiem.

• Na czym polega ulga? Ulga pozwala na odliczenie od podatku należnego kwoty wydanej na zakup kasy. Zazwyczaj jest to określony procent ceny netto urządzenia (np. 90%), jednak nie więcej niż maksymalna kwota określona w przepisach.
• Dla kogo? Ulga przysługuje podatnikom, u których powstał obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży i którzy rozpoczęli ewidencjonowanie przy użyciu kas online w obowiązujących terminach.
• Warunki: Aby skorzystać z ulgi, należy posiadać dowód zapłaty za kasę oraz rozpocząć ewidencjonowanie w terminie.

Dokładna kwota ulgi może ulegać zmianom, dlatego warto zweryfikować jej aktualną wysokość na oficjalnych portalach rządowych, np. podatki.gov.pl.

Najczęstsze pytania

Pytanie: Moja sprzedaż w 2025 roku wyniosła 225 000 zł. Czy w 2026 roku muszę kupić kasę fiskalną? Odpowiedź: Nie, jeśli nie wykonujesz czynności wyłączonych ze zwolnienia. Od 1 stycznia 2026 roku limit zwolnienia podmiotowego z VAT, a co za tym idzie – z obowiązku posiadania kasy fiskalnej – wzrasta do 240 000 zł. Twoja sprzedaż z 2025 roku mieści się w nowym limicie.

Pytanie: Otwieram biuro doradztwa biznesowego w 2026 roku. Czy limit 240 000 zł mnie dotyczy? Odpowiedź: Nie. Usługi doradcze są objęte bezwzględnym obowiązkiem ewidencjonowania na kasie fiskalnej od pierwszej sprzedaży dokonanej na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej.

Pytanie: Czy ulga na zakup kasy przysługuje przy wymianie starego modelu na nowy? Odpowiedź: Co do zasady, ulga przysługuje podatnikom przy zakupie ich pierwszej kasy fiskalnej online. Nie obejmuje ona wymiany już posiadanego urządzenia, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej (np. w przypadku branż objętych obowiązkiem wymiany kas w określonym terminie).

Pytanie: Rozpoczynam działalność 1 lipca 2026 r. Jaki limit zwolnienia z kasy mnie obowiązuje? Odpowiedź: Limit zwolnienia będzie liczony proporcjonalnie do okresu prowadzenia działalności w 2026 roku. W tym przypadku będzie to połowa rocznego limitu, czyli 120 000 zł (240 000 zł / 365 dni * liczba dni prowadzenia działalności).

Każdy przypadek jest indywidualny, dlatego zaleca się skonsultowanie swojej sytuacji z profesjonalnym doradcą podatkowym.