Obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF) nie obejmuje faktur wystawianych dla konsumentów (B2C) oraz dla kontrahentów zagranicznych, którzy nie posiadają w Polsce siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności. W tych przypadkach przedsiębiorcy nadal będą wystawiać faktury w dotychczasowej formie, czyli papierowej lub standardowej elektronicznej (np. PDF).

KSeF a faktury dla konsumentów (B2C) — zasady i wyjątki

Podstawowa zasada jest jednoznaczna: transakcje z osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej są wyłączone z obowiązku fakturowania w KSeF. Zgodnie z art. 106ga ust. 2 pkt 4 ustawy o VAT, obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych nie dotyczy faktur wystawianych na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej.

Co to oznacza w praktyce?

• Brak obowiązku: Przedsiębiorca sprzedający towary lub usługi konsumentowi nie musi wysyłać faktury do KSeF.
• Dotychczasowa forma: Faktura może być wystawiona w formie papierowej lub elektronicznej (np. jako plik PDF wysłany e-mailem).
• Dobrowolność: Przepisy dopuszczają dobrowolne wystawienie faktury B2C w KSeF. Zgodnie z art. 106ga ust. 4 ustawy o VAT, podatnicy mogą wystawiać faktury ustrukturyzowane w przypadkach wyłączonych z obowiązku. Jednak żądanie konsumenta nie tworzy po stronie sprzedawcy obowiązku skorzystania z KSeF.

Wyłączenie to dotyczy wszystkich form dokumentowania sprzedaży dla konsumentów, w tym standardowych faktur imiennych.

KSeF a kontrahenci zagraniczni — kto jest wyłączony?

Kluczowym kryterium decydującym o obowiązku stosowania KSeF w transakcjach międzynarodowych jest posiadanie przez kontrahenta siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. Zgodnie z art. 106ga ust. 2 pkt 1 i 2 ustawy o VAT, obowiązek KSeF nie dotyczy faktur wystawianych przez podatnika:

• nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju,
• posiadającego stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę.

Oznacza to, że polski przedsiębiorca wystawiający fakturę dla zagranicznego podmiotu, który nie ma w Polsce siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności, robi to poza systemem KSeF.

Transakcje międzynarodowe w praktyce

• Sprzedaż (WDT, eksport towarów i usług): Polski podatnik, sprzedając towary lub usługi firmie np. z Niemiec, Czech czy USA (która nie ma w Polsce stałego miejsca działalności), wystawia fakturę w dotychczasowej formie (papierowej lub PDF) i dostarcza ją kontrahentowi uzgodnionym kanałem (np. e-mailem). Faktura ta nie jest przesyłana do KSeF.
• Zakup (WNT, import towarów i usług): Polski przedsiębiorca, kupując towary lub usługi od dostawcy z zagranicy, otrzyma od niego fakturę w formie tradycyjnej. Zagraniczny dostawca nie jest objęty polskimi przepisami o KSeF. Polski nabywca dokumentuje taką transakcję na potrzeby VAT na dotychczasowych zasadach (np. poprzez wewnętrzny dokument "WEW" w ewidencji JPK_V7), a otrzymaną fakturę księguje i archiwizuje we własnym zakresie.

Co w praktyce oznacza wyłączenie z KSeF?

Dla faktur wystawianych konsumentom i kontrahentom zagranicznym (bez stałego miejsca działalności w PL) nic się nie zmienia w stosunku do stanu sprzed obowiązkowego KSeF. Główne konsekwencje to:

• Forma dokumentu: Faktura pozostaje dokumentem papierowym lub standardowym plikiem elektronicznym (np. PDF), a nie ustrukturyzowanym plikiem XML.
• Sposób dostarczenia: Za dostarczenie faktury do odbiorcy wciąż odpowiada wystawca, korzystając z tradycyjnych metod (e-mail, poczta, przekazanie osobiste).
• Data otrzymania faktury: Dla nabywcy datą otrzymania faktury, kluczową dla odliczenia VAT, jest faktyczny dzień jej otrzymania, a nie data przydzielenia numeru w KSeF.
• Archiwizacja: Obowiązek bezpiecznego przechowywania faktur przez wymagany prawem okres spoczywa na podatniku, a nie na centralnym systemie państwowym.

Najczęstsze pytania

Czy muszę wystawić fakturę w KSeF dla osoby prywatnej? Nie. Zgodnie z art. 106ga ust. 2 pkt 4 ustawy o VAT, faktury dla konsumentów (osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej) są wyłączone z obowiązkowego KSeF. Można je wystawiać w formie papierowej lub standardowej elektronicznej.

Sprzedaję usługi firmie z Niemiec. Czy muszę używać KSeF? Nie, pod warunkiem że niemiecka firma nie posiada w Polsce siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej. W takiej sytuacji fakturę wystawia się poza KSeF i dostarcza kontrahentowi w uzgodniony sposób, np. e-mailem.

Kupuję towary od dostawcy z Włoch. Czy otrzymam od niego fakturę przez KSeF? Nie. Zagraniczni dostawcy nie są zobowiązani do korzystania z polskiego Krajowego Systemu e-Faktur. Fakturę otrzymasz w dotychczasowej formie (np. PDF), a obowiązek rozliczenia VAT z tytułu WNT pozostaje po Twojej stronie, bez zmian.

Co jeśli konsument poprosi o fakturę ustrukturyzowaną? Przepisy pozwalają na dobrowolne wystawienie faktury dla konsumenta w KSeF. Jednak jego prośba nie tworzy po Twojej stronie prawnego obowiązku, aby to zrobić. Decyzja w tej kwestii należy do Ciebie jako sprzedawcy.

Każdy przypadek transakcji z podmiotem zagranicznym może mieć swoją specyfikę, dlatego w razie wątpliwości warto skonsultować go z doradcą podatkowym.